フォームが動いたら、問い合わせを受け取る担当者にも使い方を伝えます。「どこに届くか」「届かないとき誰が確認するか」まで決めておくと、公開後も安心して運用できます。
1. 実際の担当者と受信を確認する
テスト送信であることを伝え、運営者通知を一緒に確認します。通知先が制作者のテスト用アドレスのままになっていないかも確認してください。
- 通知を受け取るメールアドレスと担当者。
- 通知に返信すると、入力者宛てになること。
- 自動返信は受付の案内であり、個別の回答は担当者が送ること。
- 予約・注文は自動確定ではなく、必要に応じて担当者が連絡すること。
2. 引き継ぎメモを残す
次の見本をコピーし、案件に合わせて記入できます。パスワードはこのメモに書かず、別の安全な管理方法で引き継ぎます。
サイト名：
フォームの公開URL：
使用する用途・入力ファイル名：
送信元アドレス：
通知の受信先・担当者：
SMTPサービス名：
サーバー会社・PHPバージョン：
最終送信確認日：
変更したファイル：
バックアップの保管先：
設定を管理する担当者：
不具合時の連絡先・対応範囲：
契約ごとの更新・保守・サポート範囲も、実際に約束した内容を記載します。製品購入だけで代行対応が付く、といった前提を置かずに整理してください。
3. 正常な状態のバックアップを残す
送信確認が完了したファイル一式を保管し、日付を付けます。保存場所と復元方法はセキュリティとバックアップを参照してください。
サーバーのログインやGoogleアカウントが制作者個人にしか管理できない状態なら、担当者と所有者・アクセス方法を整理します。
4. 公開後も確認する
受信先の変更、メールアカウントのパスワード変更、PHPの更新、サイトのデザイン変更の後は、もう一度テストします。定期的な送信確認を、誰がどの頻度で行うか決めておきましょう。
問い合わせが急に来なくなった場合に備え、別の連絡手段もサイトの運用方針に合わせて用意します。
困ったときに伝える情報
どこで起きたか：ローカル / 公開サーバー
使っているOS・ブラウザー：
フォームのURL（公開できる場合のみ）：
PHPバージョン：
操作：入力 → 確認 → 修正 → 送信のどこか
表示されたメッセージ：
発生した日時：
直前に変更したファイル：
管理者通知の受信：届いた / 届かない
自動返信の受信：届いた / 届かない
画面やログを共有する場合は、氏名・メールアドレス・問い合わせ本文・パスワードを伏せます。config.php
全体を貼り付ける必要はありません。
ここまでできたらOK 担当者が通知を受け取れ、設定の管理者とバックアップの場所が分かれば、引き継ぎ完了です。